SoC03 National Suggestion Box: Mfumo jumuishi wa kutoa maoni kidijitali utakaoimarisha ubora wa huduma na uwajibikaji katika sekta zote

[Stephen Ngalya Chelu]

Ili kuboresha huduma zitolewazo katika taasisi, maoni ya wapokea huduma na wananchi kwa ujumla ni ya muhimu sana kwa kuwa kupitia maoni hayo taasisi hutatua changamoto mbalimbali zinazojitokeza katika mchakato wa utoaji huduma. Ili kulitimiza hilo, taasisi zimekuwa zikitumia njia mbalimbali kupokea maoni na malalamiko kuhusu huduma mbalimbali wazitoazo. Baadhi ya njia hizo ni; masanduku ya maoni, vitengo maalum vya kupokea maoni na malalamiko, kurasa za mitandao ya kijamii, na kwa kupitia mikutano au vikao kati ya taasisi na wapokea huduma.


Licha ya ufanisi wake, njia hizi zimekuwa zikionyesha madhaifu mbalimbali katika utendaji, hali inayosababisha kuzorota kwa uwajibikaji hivyo kusababisha huduma katika taasisi nyingi kuwa kuendelea kuwa duni. Baadhi ya madhaifu ya njia hizi zitumikazo kupokea maoni na malalamiko ni kama ifuatavyo;​

• Kukosekana kwa utaratibu maalum wa kuratibu mchakato mzima wa upokeaji maoni, kuyafanyia kazi na kutoa mrejesho juu ya hatua zilizochukuliwa katika kutatua changamoto husika. Hali hii hufanya wananchi kutokujua kama maoni na malalamiko yao yamefanyiwa kazi ama la.​
• Kukosekama kwa uwazi katika mchakato mzima wa upokeaji maoni hali inayotengeneza mwanya kwa taasisi au watendaji wasio waadilifu kutoyafanyia kazi baadhi ya maoni na malalamiko ya wananchi.​
• Baadhi ya taasisi kutokuwa na masanduku ya maoni wala utaratibu wowote wa kupokea maoni na malalamiko hali inayosababisha wananchi kushindwa kuelewa ni wapi hasa wawasilishe maoni au malalamiko yao.​

Hivyo basi, kutokana na uwepo wa changamoto tajwa hapo juu, nashauri kutengenezwa kwa mfumo jumuishi wa kidijitali utakaokuwa ukisimamia mchakato mzima wa kutoa maoni na malalamiko kisha kutoa mrejesho juu ya hatua zinachukuliwa katika kutatua changamoto mbalimbali katika taasisi na idara zetu. Mfumo huu utaitwa National Suggestion Box.​

JINSI MFUMO UTAKAVYOKUWA

Mfumo huu utaundwa kwa njia za kidijitali (programing) na utakuwa ukipatikana kwa kutumia tovuti maalum, (mfano: www.nsb.co.tz). Mfumo huu utakuwa ukipokea maoni katika makundi matatu ambayo ni;​

• Serikali Kuu; maoni na malalamiko kwa wizara na idara zote zilicho chini ya wizara husika.​
• Serikali za mitaa; maoni na malalamoko kwa ngazi ya miji, wilaya, kata na vijiji.​
• Taasisi za serikali; maoni na malalamiko kwa taasisi na mashirika yote ya kiserikali.​

JINSI MFUMO UTAKAVYOKUWA UNAFANYA KAZI

Mtu yeyote atakayehitaji kutoa maoni au malalamiko kuhusu taasisi fulani atatakiwa kuingia kwenye mfumo kupitia tovuti itakayokuwa imeanishwa na kisha kufungua akaunti kwa kujisajili kwa kuandika jina (si lazima liwe jina lake halisi) na nywila atakayokuwa anaitumia katika kuingia kwenye akaunti yake. Ili kulinda faragha ya watumiaji na kuongeza uhuru wa utoaji wa maoni, watumiaji hawatatakiwa kuweka taarifa zao binafsi kama barua pepe au namba ya simu.

Baada ya kukamilisha kujisajili, mtumiaji atakwenda kwenye ukurasa wa kuandika maoni au malalamiko, ambapo kulingana na aina ya maoni au malalamiko yake, atachagua kuwasilisha maoni yake katika moja ya makundi matatu yaliyoainisha hapo juu ambayo ni; serikali kuu, serikali za mtaa au taasisi nyingine za serikali. Baada ya hapo ukurasa wa kuandika maoni utafunguka ambapo ataandika maoni yake na kisha atayawasilisha.​

Picha 1: Mfano wa malalamiko yaliyowasilishwa kwenda serikali za mitaa​

Baada ya mtumiaji kuwasilisha maoni au malalamiko yake, taasisi husika itapokea taarifa moja kwa moja kupitia mfumo huo hivyo taasisi itawajibika kutoa mrejesho kuhusu malalamiko hayo. Ili kuimarisha uwajibikaji, kutakuwa na muda maalum wa kutoa mrejesho kuhusu hatua zilizochukuliwa katika kufanyia kazi maoni au malalamiko yaliyotolewa, ambapo baada ya muda huo uliopangwa kupita, mfumo utafunga ‘access’ ya kujibu maoni au malalamiko hayo hivyo maoni hayo yatahesabiwa kama maoni yasiyojibiwa.​

Picha 2: Mfano wa mrejesho kutoka kwa taasisi​

Pia, kutakuwa na idadi maalum ya maoni yasiyojibiwa ikifikiwa na taasisi moja kwa kipindi fulani cha muda, mamlaka ya juu inayoisimamia taasisi husika kiutendaji itatapa taarifa kupitia mfumo huo kuwa katika taasisi fulani imefikisha idadi kadhaa ya maoni yasiyojibiwa. Hivyo mamlaka hiyo ya juu itatakiwa kuwasiliana na uongozi wa taasisi hiyo ili kupata maelezo ni nini kilisababisha maoni au malalamiko hayo yasishughulikiwe na kutolewa mrejesho. Na pia, watendaji wa taasisi hiyo watatakiwa kujieleza ni kwa nini wasichukuliwe hatua kwa kushindwa kutekeleza wajibu wao.

Mamlaka hiyo nayo itakuwa na muda maalumu wa kutoa mrejesho wa hatua ilizozichukua katika kushughulika na taasisi hiyo iliyo chini yake. Kama muda huo utapita bila mamlaka ya juu kutoa mrejesho, maoni hayo yatajifunga na yatasomeka kama maoni yasiyoshughulikiwa. Utaratibu huu utasaidia kutambua ni ngazi ipi ya watendaji hawatimizi majukumu yao ipasavyo.​

UPVOTE NA DOWNVOTE

Mfumo huu hautakuwa unaruhusu mtumiaji mwingine kutoa maoni (comments) chini ya maoni ya awali, lakini watumiaji wengine wataweza kushiriki kwa kumuunga mkono muwasilisha maoni kwa ku-upvote maoni au malalamiko hayo. Lakini pia watumiaji wa mfumo huo wataweza kuunga mkono (upvote) mrejesho kutoka kwenye taasisi kama wataridhishwa nao, ama kutokuunga mkono (downvote) kama hawatoridhishwa.

Upvote na downvote zitatumika kupima ukubwa wa changamoto mbalimbali za upatikanaji wa huduma katika taasisi na pia kupima ni kwa kiasi gani taasisi zinashughulikia changamoto zitakuwa zinawasilishwa. Njia hizi zitafanya kazi kama ifuatavyo;​

• Kama maoni au malalamiko fulani yatapata upvote nyingi, hiyo itaonyesha kuwa changamoto iliyowasilishwa kupitia maoni au malalamiko husika ni kubwa sana hivyo kuhahitajika utatuzi kwa haraka.​
• Kama mrejesho wa taasisi kwenye maoni fulani utapata upvote kubwa itaonyesha kuwa wananchi wameridhishwa na hatua zilizochukuliwa katika kuchunghulikiwa changamoto iliyowasilishwa.​
• Kama mrejesho wa taasisi utapata downvote nyingi hii itaonyesha kuwa wananchi hawajaridhishwa na mrejesho huo au mrejesho uliotolewa hauendani na hali halisi iliyopo katika taasisi husika.​

Faida za mfumo huu

• Kutakuwa na eneo moja rasmi la kuwasilisha maoni na malalamiko hali itakayorahisisha mawasiliano kati ya wananchi na serikali pamoja na taasisi zake.​
• Mchakato mzima utakuwa ukifanyika kwa uwazi hivyo kurahisisha kujua ni taasisi na ngazi zipi za kiutendaji zitatimiza wajibu wake na zipi hazitimizi.​
• Kwa kuwa mfumo utakuwa ni wa kidijitali, utasaidia kuokoa muda ambao ulikuwa unatumika na wananchi kwenda kwenye taasisi kuwasilisha maoni na malalamiko yao na badala yake muda huo kutumia katika shughuli nyingine za uzalishaji huku wakiendelea kufuatilia mchakato wa kutatuliwa changamoto zao kupitia simu za mkononi.​

 

[Numbisa]

nice

 

[MastaKiraka]

e-Mrejesho

Mfumo wa Kutuma kupokea na kushughulikia Malalamiko, Mapendekezo, Maulizo na Pongezi

emrejesho.gov.go.tz

 

[Smart911]

Inapendeza...

 

[Stephen Ngalya Chelu]

e-Mrejesho

Mfumo wa Kutuma kupokea na kushughulikia Malalamiko, Mapendekezo, Maulizo na Pongezi

emrejesho.gov.go.tz

Shukran kwa kushiriki nasi mkuu...
Kwanza kabisa nikiri sikuwa najua uwepo wa mfumo kama huu na ndio sababu nikaamua kutoa maoni ya kuanzishwa. Nilipata nafasi ya kuingia kwenye mfumo huo ili kuangaliani jinsi gani unavyofanya kazi, na baada ya masaa kadhaa ya kuperuzi, haya ndiyo maoni yangu.
1. Kwanza kabisa huu mfumo haujulikani na wananchi walio wengi. hata nilipojaribu kutafuta taarifa zake mtandaoni sikufanikiwa kuzipata zaidi ya video moja ya youtube ambayo nayo ilikuwa na watazamaji 38 hadi wakati mimi nilipokuwa naiangalia. hiyo cha kwanza serikali inabidi itumie jitihada za kutosha kuhakikisha huu mfumo unajulikana kwa watanzania wote.
2. ufanyaji kazi wake hauna utofauti na mifumo ya masanduku ya kawaida ya maoni kwa kuwa malalamiko yanawasilisha kwa siri na siyo kwa uwazi kama nilieleza kwenye mada kuu hapo juu.
3. mtitiriko wa ufanyiwaji kazi wa maoni hauko wazi. haijulikani maoni au malalamiko yanapowasilishwa yanaenda moja kwa moja kwa taasisi au kuwa kitongo au idara maalum inayofanya kazi ya kuwasiliana na idara husika. kwenye mfumo nilioupendekeza hapo juu, utaratibu upo wazi kuwa maoni yakishawasilisha yanakwena moja kwa moja kwenye taasisi lengwa.
4. hakuna utaratibu wa wazi wa kuziwajibisha taasisi ambazo zitakuwa zikichelewa kushughulikia maoni na malalamiko ya wananchi, kitu mbacho kwenye mfumo nilioupendekeza kimeelezwa vizuri kabisa.
5. mpangilio wa mfumo unawia vigumu watumiaji wa simu ambao ndio wengi. pia niligundua kuwa mfumo unachelewa sana kufunguka hasa kwa watumiaji wa simu janja.
Hitimisho: Ni jambo zuri kama mfumo upo tayari, hivyo maoni yangu niliyoyatoa kwenye mada mama hapo juu yanaweza kutumika kama maporesho ya mfumo huu uliopo kwa sasa.