Roving Journalist
JF Roving Journalist
- Apr 18, 2017
- 2,884
- 12,133
Taarifa ya Jumla ya Mwaka kuhusu ukaguzi wa mifumo ya TEHAMA kwa mwaka wa fedha 2022/23 imetolewa kwa mujibu wa Ibara ya 143(4) ya Katiba ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania ya mwaka 1977, na Kifungu cha 34 cha Sheria ya Ukaguzi wa Umma, sura ya 418.
Taarifa hii inawasilisha matokeo ya ukaguzi na kupendekeza hatua za kuboresha ambazo zinalenga kukuza uwajibikaji katika ukusanyaji na matumizi ya rasilimali za umma.
Utangulizi
Ripoti hii ni muhtasari wa matokeo, mapendekezo na hitimisho la mifumo ya TEHAMA katika mamlaka, idara, wakala na taasisi mbalimbali za umma Tanzania Bara kwa mwaka wa fedha unaoishia tarehe 30 Juni 2023. Lengo kuu lilikuwa kutathmini ufanisi na utoshelevu wa udhibiti wa ndani unaohusiana na teknolojia ya habari na mawasiliano (TEHAMA) na mifumo ya matumizi ili kuhakikisha usahihi wa data, usiri wa taarifa na upatikanaji wa huduma.
(a) Udhibiti wa jumla wa TEHAMA
Tathmini ya viwango vya mfumo wa kielekroniki serikalini na utiifu wa miongozo kwa mashirika 22 (iliyofafanuliwa katika Kiambatisho II) imeonesha viwango tofauti vya mafanikio katika udhibiti wa jumla wa TEHAMA. Hususan, Shirika la Taifa la Hifadhi ya Jamii (NSSF), Bodi ya Mfuko wa Barabara (RFB), Wizara ya Fedha (MoF) na Mamlaka ya Udhibiti wa Bima Tanzania (TIRA) zilipata alama ya juu katika maeneo mengi, huku maeneo machache yakionesha uzingatiaji wa wastani. Kinyume chake, Wizara ya Maji (MoW), Wakala Wa Usalama Na Afya Mahali pa Kazi (OSHA), Chuo Kikuu Huria cha Tanzania (OUT), Wakala wa Umeme Vijijini (REA), Chuo cha Taifa cha Usafirishaji (NIT), Shirika la Posta Tanzania (TPC) na Mamlaka ya Maeneo Maalum ya Uzalishaji kwa Mauzo ya Nje (EPZA) zilipata alama za chini mfululizo katika maeneo mengi ya udhibiti wa jumla wa
Uchambuzi wangu unaonesha kuwa mashirika mengi yanatekeleza ipasavyo hatua za kulinda miundombinu yao ya TEHAMA na yameweka sera na taratibu zilizo dhahiri juu ya udhibiti wa mifumo na data za TEHAMA.
Kwa upande mwingine, maeneo kama vile mpango endelevu wa huduma (BCP) na Mpango wa Kukabiliana na Majanga (DRP), Usimamizi wa Mabadiliko kwenye mifumo, Usimamizi wa Matukio ya TEHAMA, Usimamizi wa Hifadhidata, na Upataji na Uendelezaji wa Programu huonesha kiwango cha chini cha kufuata miongozo. Hii inaonesha kuwa mashirika machache yanafuata mbinu bora katika maeneo haya muhimu. Hii inaweza kuwa kutokana na sababu kama vile uelewa mdogo wa umuhimu wake, ugumu katika utekelezaji au ukosefu wa rasilimali.
Tathmini inaangazia haja ya kuboreshwa kwa mbinu za usimamizi wa TEHAMA katika mashirika mengi. Ingawa baadhi walifanikiwa kufuata taratibu katika baadhi ya maeneo, wachache sana walifikia kiwango kinachohitajika katika maeneo yote ambayo inasisitiza umuhimu wa kutekeleza uboreshaji wa kina katika usimamizi wa TEHAMA. (Rejea Sura ya 2).
(b) Mifumo ya Uhasibu
(i) Kutolingana kati ya mkataba mdogo wa manunuzi na kiasi kinachohitajika
Mfumo wa Epicor katika Bohari ya Dawa (MSD) una upungufu katika kulinganisha kiasi cha andiko la manunuzi dhidi ya mahitaji halisi. Hii imesababisha kiasi cha bidhaa 287 zilizoagizwa kuwa zaidi ya mahitaji halisi, na bidhaa 3,137 zilizoagizwa na kufadhiliwa na MSD kutokuwa na mahitaji linganifu. Hii inaweza kupelekea mianya ya ubadhilifu kama vile ukisiaji wa bei holela za bidhaa au kufanya manunuzi yasiyoidhinishwa hivyo kupelekea hasara za kifedha. (Rejea Aya ya 3.4).
(ii) Mapokezi ya Vifaa bila ya kuwa na mahitaji na mkataba wa manunuzi
Katika ukaguzi wa mfumo wa Epicor katika MSD, niligundua vifaa 37 vilivyowasilishwa bila Ushahidi wa mahitaji. Vifaa hivi havikujumuishwa katika mkataba wa manunuzi (PO). Pia palikuwa na vifaa vinne vya ziada vilivyolingana na mahitaji ya MSD. Hata hivyo, hapakuwa na mkataba wa manunuzi dhidi ya vifaa hivi. Ukosefu huu wa udhibiti unaweza kusababisha matatizo kadhaa. Kwanza, vifaa vibovu vinaweza kuishia kwenye hifadhi ya mali. Pili, vifaa vinavyohitajika mara kwa mara vinaweza kuhifadhiwa vibaya. Matokeo yake, uendeshaji wa MSD unaweza kuvurugwa na bajeti yake inaweza kuyumbishwa. (Rejea Aya ya 3.5)
(iii) Bili zilizotolewa na mzabuni pasipo nyaraka ya mapokezi ya vifaa
Katika ukaguzi wa mfumo wa Epicor uliopo MSD, nilibaini bili 148 zilizoundwa bila ya nyaraka husika za mapokezi ya vifaa. Nambari za kumbukumbu za mikataba wa manunuzi, ikijumuisha nambari ya simu na toleo la tangazo, zilizoorodheshwa kwenye bili hizi hazikuweza kulingana na nyaraka zozote za mapokezi zilizopo. Hii inatokana na udhibiti duni wa mfumo unaoshindwa kuunganisha bili na nyaraka za mapokezi ya vifaa. Bila GRN kuthibitisha kuwa bidhaa au huduma zilipokelewa, MSD iko katika hatari ya kulipia huduma ambayo kamwe haikupokea. (Rejea Aya ya 3.6)
(iv) Mapungufu ya mgawanyo wa majukumu katika hatua za malipo
Ukaguzi katika Wizara ya Fedha (MoF) na Mamlaka ya Hifadhi ya Eneo la Ngorongoro (NCAA) ulibaini mapungufu. Hususani, kuna ukosefu wa mgawanyo wa majukumu, kuruhusu mtu mmoja kuwajibika katika hatua nyingi muhimu kwenye mchakato wa malipo bila uangalizi wa kina. Hali hii huongeza hatari ya makosa, ubadhilifu na kuathiri uadilifu wa miamala. Masuala hayo ni pamoja na kuunda na kuidhinisha hati za malipo bila kuidhinishwa, ukosefu wa nguvu kazi waliopewa jukumu la kuidhinisha mkataba mdogo wa manunuzi na usimamizi usiofaa katika michakato ya mfumo. Kushughulikia masuala haya mara moja ni muhimu kwa usahihi wa kifedha na uwajibikaji ndani ya taasisi zote mbili. (Rejea Aya ya 3.10)
(v) MUSE inaruhusu matumizi kupita kiasi zaidi ya Bajeti Iliyotengwa
Mfumo uliruhusu kuzidi bajeti iliyoidhinishwa kwa sababu matumizi yaliyolipwa moja kwa moja na Wizara ya Fedha kwa niaba ya mashirika mengine hayakuoneshwa kiotomatiki, na hivyo kuunda salio lililoidhinishwa na kuruhusu taasisi kutumia zaidi ya mgao wa hazina. Pia, bajeti iliyotengwa kwa ajili ya mishahara ilitumika kwa gharama za ujenzi zisizoidhinishwa, kuathiri usimamizi wa fedha na mbinu bora za utoaji wa taarifa. (Rejea aya ya 3.14)
(vi) Matumizi yasiyofaa ya mfumo
Ukaguzi ulibainisha baadhi ya matukio ya matumizi yasiyofaa ya mifumo katika mashirika yote ya serikali, na hivyo kuzua hofu kuhusu uwazi wa fedha, uwajibikaji na uadilifu wa mchakato. Hususani, Wizara ya Fedha ilibainika malipo yaliyoingizwa kwenye leja ya jumla bila mikataba ya manunuzi, pia Wizara ya Mifugo na Uvuvi kuzalisha bili za kiotomatiki zinazozidi TZS 1.4 bilioni kupitia moduli ya "bili nyinginezo" yenye uangalizi mdogo, na ukosefu wa ufuatiliaji sahihi wa vibali vilivyolipwa kupitia moduli hiyo hiyo.
Katika hali kama hiyo, Mamlaka ya Dawa na Vifaa Tiba Tanzania (TMDA) pia ilitengeneza bili kwa njia ya kawaida ambazo zilipaswa kuwa za kiotomatiki, na hivyo kusababisha upotevu wa mapato. Matokeo haya yanahitaji udhibiti mkali zaidi ndani ya Wizara ya Fedha, ikijumuisha kuzuia viingilio vya mkataba wa manunuzi na kupunguza matumizi ya moduli "nyingine" kwa kuzingatia utumiaji sahihi wa mfumo ndani ya TMDA. (Rejelea aya ya 3.16)
(vii) Uingiaji pamoja na matumizi yasiyoidhinishwa katika mfumo wa Fedha
Ukaguzi wangu umebaini ukiukwaji mkubwa wa usalama katika mfumo wa fedha wa Wakala wa Nishati Vijijini (REA). Katika hali moja, mtu asiyestahiki alipata kuingia kwenye mfumo na akautumia kuunda bili na hati za malipo. Mtu huyu alikosa utaalamu sahihi wa uhasibu na alipuuza taratibu za uidhinishaji zilizowekwa. Hii husababisha kuongezeka kwa hatari ya ubadhilifu lakini pia, kuna uwezekano wa kutokuwa na usahihi katika kumbukumbu za fedha (Rejea Aya ya 3.18).
(c) Udhibiti katika mifumo ya mapato
Uzalishaji wa risiti nyingi kutoka kwenye malipo yaliyofanyika mara moja katika taasisi ya TSN
Mfumo wa Sage Pastel unaotumiwa na Tanzania Standard Newspapers unaruhusu malipo yaliyofanyika mara moja kutumika kutoa risiti nyingi na kutumika isivyo kulipia huduma zinginezo za wateja, ikionesha kuwa zimelipwa (Rejea Aya ya 4.3).
Ada za usajili hazijasakinishwa katika mfumo wa Mamlaka ya Hali ya Hewa (TMA)
Mfumo wa TMA “Integrated Weather Portal” unaotumiwa na TMA haukuunganishwa kukusanya ada za usajili kutoka kwenye vituo vya watoa huduma za hali ya hewa. Hitilafu hii inaweza kusababisha malipo yasiyo sahihi. (Rejea Aya ya 4.15)
(iii) Mapungufu ya kimgawanyo wa majukumu katika mifumo ya mapato (TASAC, TMDA, LATRA, TPA)
Ukaguzi wangu wa mifumo ya mapato katika taasisi za TASAC, TMDA, LATRA NA tpa, Ulibaini mapungufu ya udhibiti : ukosefu wa mgawanyo wa majukumu katika kuandaa bili,katika baadhi ya bili mtu mmoja alikuwa na jukumu la kutengeneza na kuidhinisha maombi mbalimbali, Mapitio yaligundua idadi kubwa ya matukio ambapo hili lilitokea, ikiwa ni pamoja na maombi zaidi ya 8,000 ya vyeti kwenye mfumo wa MASSEMS, SBMS, na TOS; maombi ya leseni za PSV katika mfumo wa RRIMS; na hata uandaji wa leseni za majaribio ya kisayansi katika mfumo wa RIMS. Ukosefu huu wa mgawanyo wa majukumu unasababishwa na udhibiti usio imara wa uhakiki wakati wa kutoa haki za uingiaji kwenye mfumo kwa watumiaji. Kwa kuruhusu mtu mmoja kushughulikia uundaji na uidhinishaji wa maombi, Hii inaongeza hatari ya makosa, na matumizi mabaya ya data. (Rejea Aya ya 4.20)
(d) Mfumo wa rasilimali watu na mishahara
(i) Mapungufu juu ya mgawanyo wa majukumu katika mfumo wa HCMIS
Ukaguzi wangu wa mfumo wa HCMIS ulibaini ukosefu wa sehemu ya kuhakiki na kutoa idhini pindi inapofanyika mabadiliko ya tarehe za kuzaliwa za wafanyakazi na taarifa za mishahara za wafanyakazi. Mtumiaji mmoja tu anaweza kubadilisha maelezo kama hayo. Hii inatokana na mfumo kutojitosheleza katika udhibiti. Mtumiaji mmoja kutekeleza kazi muhimu za rasilimali watu huongeza hatari ya makosa na shughuli zisizoidhinishwa. (Rejea Aya ya 5.3)
Usimamizi wa Mifumo ya TEHAMA
(i) Haki za utumiaji wa mifumo uliopitiliza kwa Maafisa wa TEHAMA
Ukaguzi wangu katika taasisi za serikali ulibaini kuwepo kwa hatari ya usalama wa data: utoaji haki usiofaa kwa maafisa wa Teknolojia ya Habari na Mawasiliano. Hatua hii inawapa uhuru mkubwa ambao unaweza kuhatarisha usalama wa data na ufanisi wa uendeshaji. mifano inayotia mashaka katika taasisi mbalimbali, ikiwa ni pamoja na: wafanyakazi wa TEHAMA katika mfumo wa RIMS wa TMDA ambapo maafisa hawa wanaweza kuruka hatua za uidhinishaji wakati wa usajili wa bidhaa; katika mfumo wa BCMS wa NSSF wanaweza kuunda na kufuta bili nje ya majukumu yao maalum; pia maafisa wa TEHAMA wa Ofisi ya Rais TAMISEMI walikuwa na uwezo wa kufikia katika mfumo wa TAUSI kwa njia zisizoruhusiwa. Zaidi ya hayo, Katika taasisi ya mamlaka ya serikali mtandaoni baadhi ya maafisa walipewa majukumu yasiyo stahiki (uhasibu, manunuzi, n.k.) kwa watumishi wanaofanya kazi za kutoa msaada wa kiufundi; vilevile katika Bodi ya Mfuko wa Barabara (RFB), Afisa TEHAMA aliingiza taarifa za wafanyakazi ambazo zinapaswa kuingizwa na afisa rasilimali watu. Ukiukwaji huu unatokana na kutokua na udhibiti wa kutosha ndani ya mfumo. (Rejea Aya ya 6.1)
Kutodhibiti uhuru wa Watoa huduma dhidi ya mfumo wa Usimamizi wa Ruzuku (Subsidy Management Systems)
Ukaguzi katika mfumo wa Subsidy Management Systems unaotumika TFRA, ulibaini kuwa mtoa huduma za TEHAMA wa nje amepewa haki za kuendelea kuingia kwenye seva na hifadhidata za taasisi kinyume na matakwa. Hii inaashiria hatari ya usalama wa data. Aidha, maafisa wa TEHAMA wa TFRA hawana uwezo wa kupakua data kutokana na vikwazo vilivyopo, Uingiaji huu wa mtoa huduma za TEHAMA wa nje unaleta hatari kubwa ya usalama wa data (Rejea Aya ya 6.3).
Uboreshaji wa mifumo na uendeshaji wa kiotomatiki
Ukosefu wa ujumuishaji wa Mifumo
Ukaguzi katika taasisi za serikali ulibaini kukosekana uunganishwaji kati ya mifumo mingi serikalini. Hii inatokana na ukwamishwaji wa usimamizi mzuri wa kifedha na kubadilishana taarifa kwa ufanisi. Kwa mfano, katika taasisi ya Mfuko wa Maendeleo ya Jamii Tanzania (TASAF) na RFB mifumo ya kuchakata data muhimu haijaunganishwa na mifumo ya uhasibu, hivyo kupelekea kuingiza taarifa kwa mikono na kuongeza hatari ya makosa. aidha, mifumo ya malipo ya TSN,na TPDC haijaunganishwa na mifumo ya uhasibu, hivyo kupelekea kuhamisha taarifa za manunuzi kwa njia ya mikono, hivyo kuweka hatari ya uwezekano wa kutoa taarifa isiyosahihi. Upungufu huu pia uligundulika katika mifumo ya usimamizi, kama vile SPLS ya Wizara ya Ujenzi ambayo haijaunganishwa na mfumo wa TIN wa Mamlaka ya Mapato Tanzania, na hivyo kusababisha makosa katika utoaji wa vibali. Ili kuboresha uwazi, ufanisi, na kupunguza makosa ya kibinadamu, nashauri uunganishwaji wa mifumo katika taasisi za serikali, pamoja na kufanya ukaguzi wa kina wa data kwa taasisi kama OSHA na TMDA. (Rejea Aya ya 7.3)
(ii) Urudufu wa Mifumo unazuia ufanisi wa Serikali mtandaoni
Ukaguzi wangu ulionesha kuwepo kwa uanzishwaji wa miradi ya Teknolojia ya Habari na Mifumo ya TEHAMA rudufu katika taasisi mbalimbali. Mifano ni pamoja na: Bodi ya Michezo ya kubahatisha ambayo inatumia mifumo ya ERMS na Sage Pastel katika kazi za kihasibu; NSSF ambayo imeunda Mfumo wa usimamizi wa mali zake, pamoja na mfumo wa Oracle ERP iliyopo; Shirika la Posta Tanzania linatumia MUSE pamoja na Sage Pastel katika kazi za kihasibu; na Mamlaka ya Bandari Tanzania ina POAS iliyoboreshwa lakini ilianzisha zabuni ya TOS ambazo zote zinafanya kazi moja. Kwa kuongezea ERMS ya Mamlaka ya Serikali Mtandao inabaadhi ya moduli zinazofanya kazi sawa na zile zilizo katika mifumo ya HCMIS na NEST katika maeneo mbalimbali. Kutumia mifumo mingi katika kufanya kazi ya aina moja inatokana na udhibiti mdogo wa uundaji wa mifumo na hupelekea uwezekano wa kukosekana kwa usahihi wa data katika mifumo hiyo. (Rejea Aya ya 7.6)
(g) Ufanisi wa utendajikazi wa Mamlaka ya Serikali mtandao
(i) Ucheleweshaji wa utoaji wa huduma ya barua pepe Serikalini
Maombi ya huduma za barua pepe ya serikali yaliyowasilishwa na taasisi za umma yalicheleweshwa kati ya siku 24 hadi 132, zikizidi muda uliopangwa wa kutoa huduma zinazohusiana na mfumo wa Barua wa Serikali (GMS) ambao ni ndani ya siku 3 za kazi baada ya kupokea maombi kama ilivyoainishwa katika Kipengele na 5.3 cha Mkataba wa Huduma kwa Mteja wa e-GA. Ucheleweshaji katika utoaji huduma unaweza kuharibu sifa ya e-GA kama mtoa huduma anayeaminika na mwenye ufanisi kwa taasisi za umma ambazo zinaweza kuiona Mamlaka hiyo kwa mtazamo hasi. (Rejea Aya ya 8.5)
Pia soma: CAG Kichere: Licha ya kupewa Ruzuku ya Tsh. Bilioni 31.55, ATCL imepata hasara ya Tsh. Bilioni 56.64, ongezeko la 61% kutoka hasara ya Mwaka 2021/22
- Ripoti 21 za CAG zatua Bungeni kwa ajili ya kuanza kujadiliwa
Taarifa hii inawasilisha matokeo ya ukaguzi na kupendekeza hatua za kuboresha ambazo zinalenga kukuza uwajibikaji katika ukusanyaji na matumizi ya rasilimali za umma.
MUHTASARI
Utangulizi
Ripoti hii ni muhtasari wa matokeo, mapendekezo na hitimisho la mifumo ya TEHAMA katika mamlaka, idara, wakala na taasisi mbalimbali za umma Tanzania Bara kwa mwaka wa fedha unaoishia tarehe 30 Juni 2023. Lengo kuu lilikuwa kutathmini ufanisi na utoshelevu wa udhibiti wa ndani unaohusiana na teknolojia ya habari na mawasiliano (TEHAMA) na mifumo ya matumizi ili kuhakikisha usahihi wa data, usiri wa taarifa na upatikanaji wa huduma.
Matokeo muhimu ya ukaguzi ni pamoja na:
(a) Udhibiti wa jumla wa TEHAMA
Tathmini ya viwango vya mfumo wa kielekroniki serikalini na utiifu wa miongozo kwa mashirika 22 (iliyofafanuliwa katika Kiambatisho II) imeonesha viwango tofauti vya mafanikio katika udhibiti wa jumla wa TEHAMA. Hususan, Shirika la Taifa la Hifadhi ya Jamii (NSSF), Bodi ya Mfuko wa Barabara (RFB), Wizara ya Fedha (MoF) na Mamlaka ya Udhibiti wa Bima Tanzania (TIRA) zilipata alama ya juu katika maeneo mengi, huku maeneo machache yakionesha uzingatiaji wa wastani. Kinyume chake, Wizara ya Maji (MoW), Wakala Wa Usalama Na Afya Mahali pa Kazi (OSHA), Chuo Kikuu Huria cha Tanzania (OUT), Wakala wa Umeme Vijijini (REA), Chuo cha Taifa cha Usafirishaji (NIT), Shirika la Posta Tanzania (TPC) na Mamlaka ya Maeneo Maalum ya Uzalishaji kwa Mauzo ya Nje (EPZA) zilipata alama za chini mfululizo katika maeneo mengi ya udhibiti wa jumla wa
TEHAMA.
Uchambuzi wangu unaonesha kuwa mashirika mengi yanatekeleza ipasavyo hatua za kulinda miundombinu yao ya TEHAMA na yameweka sera na taratibu zilizo dhahiri juu ya udhibiti wa mifumo na data za TEHAMA.
Kwa upande mwingine, maeneo kama vile mpango endelevu wa huduma (BCP) na Mpango wa Kukabiliana na Majanga (DRP), Usimamizi wa Mabadiliko kwenye mifumo, Usimamizi wa Matukio ya TEHAMA, Usimamizi wa Hifadhidata, na Upataji na Uendelezaji wa Programu huonesha kiwango cha chini cha kufuata miongozo. Hii inaonesha kuwa mashirika machache yanafuata mbinu bora katika maeneo haya muhimu. Hii inaweza kuwa kutokana na sababu kama vile uelewa mdogo wa umuhimu wake, ugumu katika utekelezaji au ukosefu wa rasilimali.
Tathmini inaangazia haja ya kuboreshwa kwa mbinu za usimamizi wa TEHAMA katika mashirika mengi. Ingawa baadhi walifanikiwa kufuata taratibu katika baadhi ya maeneo, wachache sana walifikia kiwango kinachohitajika katika maeneo yote ambayo inasisitiza umuhimu wa kutekeleza uboreshaji wa kina katika usimamizi wa TEHAMA. (Rejea Sura ya 2).
(b) Mifumo ya Uhasibu
(i) Kutolingana kati ya mkataba mdogo wa manunuzi na kiasi kinachohitajika
Mfumo wa Epicor katika Bohari ya Dawa (MSD) una upungufu katika kulinganisha kiasi cha andiko la manunuzi dhidi ya mahitaji halisi. Hii imesababisha kiasi cha bidhaa 287 zilizoagizwa kuwa zaidi ya mahitaji halisi, na bidhaa 3,137 zilizoagizwa na kufadhiliwa na MSD kutokuwa na mahitaji linganifu. Hii inaweza kupelekea mianya ya ubadhilifu kama vile ukisiaji wa bei holela za bidhaa au kufanya manunuzi yasiyoidhinishwa hivyo kupelekea hasara za kifedha. (Rejea Aya ya 3.4).
(ii) Mapokezi ya Vifaa bila ya kuwa na mahitaji na mkataba wa manunuzi
Katika ukaguzi wa mfumo wa Epicor katika MSD, niligundua vifaa 37 vilivyowasilishwa bila Ushahidi wa mahitaji. Vifaa hivi havikujumuishwa katika mkataba wa manunuzi (PO). Pia palikuwa na vifaa vinne vya ziada vilivyolingana na mahitaji ya MSD. Hata hivyo, hapakuwa na mkataba wa manunuzi dhidi ya vifaa hivi. Ukosefu huu wa udhibiti unaweza kusababisha matatizo kadhaa. Kwanza, vifaa vibovu vinaweza kuishia kwenye hifadhi ya mali. Pili, vifaa vinavyohitajika mara kwa mara vinaweza kuhifadhiwa vibaya. Matokeo yake, uendeshaji wa MSD unaweza kuvurugwa na bajeti yake inaweza kuyumbishwa. (Rejea Aya ya 3.5)
(iii) Bili zilizotolewa na mzabuni pasipo nyaraka ya mapokezi ya vifaa
Katika ukaguzi wa mfumo wa Epicor uliopo MSD, nilibaini bili 148 zilizoundwa bila ya nyaraka husika za mapokezi ya vifaa. Nambari za kumbukumbu za mikataba wa manunuzi, ikijumuisha nambari ya simu na toleo la tangazo, zilizoorodheshwa kwenye bili hizi hazikuweza kulingana na nyaraka zozote za mapokezi zilizopo. Hii inatokana na udhibiti duni wa mfumo unaoshindwa kuunganisha bili na nyaraka za mapokezi ya vifaa. Bila GRN kuthibitisha kuwa bidhaa au huduma zilipokelewa, MSD iko katika hatari ya kulipia huduma ambayo kamwe haikupokea. (Rejea Aya ya 3.6)
(iv) Mapungufu ya mgawanyo wa majukumu katika hatua za malipo
Ukaguzi katika Wizara ya Fedha (MoF) na Mamlaka ya Hifadhi ya Eneo la Ngorongoro (NCAA) ulibaini mapungufu. Hususani, kuna ukosefu wa mgawanyo wa majukumu, kuruhusu mtu mmoja kuwajibika katika hatua nyingi muhimu kwenye mchakato wa malipo bila uangalizi wa kina. Hali hii huongeza hatari ya makosa, ubadhilifu na kuathiri uadilifu wa miamala. Masuala hayo ni pamoja na kuunda na kuidhinisha hati za malipo bila kuidhinishwa, ukosefu wa nguvu kazi waliopewa jukumu la kuidhinisha mkataba mdogo wa manunuzi na usimamizi usiofaa katika michakato ya mfumo. Kushughulikia masuala haya mara moja ni muhimu kwa usahihi wa kifedha na uwajibikaji ndani ya taasisi zote mbili. (Rejea Aya ya 3.10)
(v) MUSE inaruhusu matumizi kupita kiasi zaidi ya Bajeti Iliyotengwa
Mfumo uliruhusu kuzidi bajeti iliyoidhinishwa kwa sababu matumizi yaliyolipwa moja kwa moja na Wizara ya Fedha kwa niaba ya mashirika mengine hayakuoneshwa kiotomatiki, na hivyo kuunda salio lililoidhinishwa na kuruhusu taasisi kutumia zaidi ya mgao wa hazina. Pia, bajeti iliyotengwa kwa ajili ya mishahara ilitumika kwa gharama za ujenzi zisizoidhinishwa, kuathiri usimamizi wa fedha na mbinu bora za utoaji wa taarifa. (Rejea aya ya 3.14)
(vi) Matumizi yasiyofaa ya mfumo
Ukaguzi ulibainisha baadhi ya matukio ya matumizi yasiyofaa ya mifumo katika mashirika yote ya serikali, na hivyo kuzua hofu kuhusu uwazi wa fedha, uwajibikaji na uadilifu wa mchakato. Hususani, Wizara ya Fedha ilibainika malipo yaliyoingizwa kwenye leja ya jumla bila mikataba ya manunuzi, pia Wizara ya Mifugo na Uvuvi kuzalisha bili za kiotomatiki zinazozidi TZS 1.4 bilioni kupitia moduli ya "bili nyinginezo" yenye uangalizi mdogo, na ukosefu wa ufuatiliaji sahihi wa vibali vilivyolipwa kupitia moduli hiyo hiyo.
Katika hali kama hiyo, Mamlaka ya Dawa na Vifaa Tiba Tanzania (TMDA) pia ilitengeneza bili kwa njia ya kawaida ambazo zilipaswa kuwa za kiotomatiki, na hivyo kusababisha upotevu wa mapato. Matokeo haya yanahitaji udhibiti mkali zaidi ndani ya Wizara ya Fedha, ikijumuisha kuzuia viingilio vya mkataba wa manunuzi na kupunguza matumizi ya moduli "nyingine" kwa kuzingatia utumiaji sahihi wa mfumo ndani ya TMDA. (Rejelea aya ya 3.16)
(vii) Uingiaji pamoja na matumizi yasiyoidhinishwa katika mfumo wa Fedha
Ukaguzi wangu umebaini ukiukwaji mkubwa wa usalama katika mfumo wa fedha wa Wakala wa Nishati Vijijini (REA). Katika hali moja, mtu asiyestahiki alipata kuingia kwenye mfumo na akautumia kuunda bili na hati za malipo. Mtu huyu alikosa utaalamu sahihi wa uhasibu na alipuuza taratibu za uidhinishaji zilizowekwa. Hii husababisha kuongezeka kwa hatari ya ubadhilifu lakini pia, kuna uwezekano wa kutokuwa na usahihi katika kumbukumbu za fedha (Rejea Aya ya 3.18).
(c) Udhibiti katika mifumo ya mapato
Uzalishaji wa risiti nyingi kutoka kwenye malipo yaliyofanyika mara moja katika taasisi ya TSN
Mfumo wa Sage Pastel unaotumiwa na Tanzania Standard Newspapers unaruhusu malipo yaliyofanyika mara moja kutumika kutoa risiti nyingi na kutumika isivyo kulipia huduma zinginezo za wateja, ikionesha kuwa zimelipwa (Rejea Aya ya 4.3).
Ada za usajili hazijasakinishwa katika mfumo wa Mamlaka ya Hali ya Hewa (TMA)
Mfumo wa TMA “Integrated Weather Portal” unaotumiwa na TMA haukuunganishwa kukusanya ada za usajili kutoka kwenye vituo vya watoa huduma za hali ya hewa. Hitilafu hii inaweza kusababisha malipo yasiyo sahihi. (Rejea Aya ya 4.15)
(iii) Mapungufu ya kimgawanyo wa majukumu katika mifumo ya mapato (TASAC, TMDA, LATRA, TPA)
Ukaguzi wangu wa mifumo ya mapato katika taasisi za TASAC, TMDA, LATRA NA tpa, Ulibaini mapungufu ya udhibiti : ukosefu wa mgawanyo wa majukumu katika kuandaa bili,katika baadhi ya bili mtu mmoja alikuwa na jukumu la kutengeneza na kuidhinisha maombi mbalimbali, Mapitio yaligundua idadi kubwa ya matukio ambapo hili lilitokea, ikiwa ni pamoja na maombi zaidi ya 8,000 ya vyeti kwenye mfumo wa MASSEMS, SBMS, na TOS; maombi ya leseni za PSV katika mfumo wa RRIMS; na hata uandaji wa leseni za majaribio ya kisayansi katika mfumo wa RIMS. Ukosefu huu wa mgawanyo wa majukumu unasababishwa na udhibiti usio imara wa uhakiki wakati wa kutoa haki za uingiaji kwenye mfumo kwa watumiaji. Kwa kuruhusu mtu mmoja kushughulikia uundaji na uidhinishaji wa maombi, Hii inaongeza hatari ya makosa, na matumizi mabaya ya data. (Rejea Aya ya 4.20)
(d) Mfumo wa rasilimali watu na mishahara
(i) Mapungufu juu ya mgawanyo wa majukumu katika mfumo wa HCMIS
Ukaguzi wangu wa mfumo wa HCMIS ulibaini ukosefu wa sehemu ya kuhakiki na kutoa idhini pindi inapofanyika mabadiliko ya tarehe za kuzaliwa za wafanyakazi na taarifa za mishahara za wafanyakazi. Mtumiaji mmoja tu anaweza kubadilisha maelezo kama hayo. Hii inatokana na mfumo kutojitosheleza katika udhibiti. Mtumiaji mmoja kutekeleza kazi muhimu za rasilimali watu huongeza hatari ya makosa na shughuli zisizoidhinishwa. (Rejea Aya ya 5.3)
Usimamizi wa Mifumo ya TEHAMA
(i) Haki za utumiaji wa mifumo uliopitiliza kwa Maafisa wa TEHAMA
Ukaguzi wangu katika taasisi za serikali ulibaini kuwepo kwa hatari ya usalama wa data: utoaji haki usiofaa kwa maafisa wa Teknolojia ya Habari na Mawasiliano. Hatua hii inawapa uhuru mkubwa ambao unaweza kuhatarisha usalama wa data na ufanisi wa uendeshaji. mifano inayotia mashaka katika taasisi mbalimbali, ikiwa ni pamoja na: wafanyakazi wa TEHAMA katika mfumo wa RIMS wa TMDA ambapo maafisa hawa wanaweza kuruka hatua za uidhinishaji wakati wa usajili wa bidhaa; katika mfumo wa BCMS wa NSSF wanaweza kuunda na kufuta bili nje ya majukumu yao maalum; pia maafisa wa TEHAMA wa Ofisi ya Rais TAMISEMI walikuwa na uwezo wa kufikia katika mfumo wa TAUSI kwa njia zisizoruhusiwa. Zaidi ya hayo, Katika taasisi ya mamlaka ya serikali mtandaoni baadhi ya maafisa walipewa majukumu yasiyo stahiki (uhasibu, manunuzi, n.k.) kwa watumishi wanaofanya kazi za kutoa msaada wa kiufundi; vilevile katika Bodi ya Mfuko wa Barabara (RFB), Afisa TEHAMA aliingiza taarifa za wafanyakazi ambazo zinapaswa kuingizwa na afisa rasilimali watu. Ukiukwaji huu unatokana na kutokua na udhibiti wa kutosha ndani ya mfumo. (Rejea Aya ya 6.1)
Kutodhibiti uhuru wa Watoa huduma dhidi ya mfumo wa Usimamizi wa Ruzuku (Subsidy Management Systems)
Ukaguzi katika mfumo wa Subsidy Management Systems unaotumika TFRA, ulibaini kuwa mtoa huduma za TEHAMA wa nje amepewa haki za kuendelea kuingia kwenye seva na hifadhidata za taasisi kinyume na matakwa. Hii inaashiria hatari ya usalama wa data. Aidha, maafisa wa TEHAMA wa TFRA hawana uwezo wa kupakua data kutokana na vikwazo vilivyopo, Uingiaji huu wa mtoa huduma za TEHAMA wa nje unaleta hatari kubwa ya usalama wa data (Rejea Aya ya 6.3).
Uboreshaji wa mifumo na uendeshaji wa kiotomatiki
Ukosefu wa ujumuishaji wa Mifumo
Ukaguzi katika taasisi za serikali ulibaini kukosekana uunganishwaji kati ya mifumo mingi serikalini. Hii inatokana na ukwamishwaji wa usimamizi mzuri wa kifedha na kubadilishana taarifa kwa ufanisi. Kwa mfano, katika taasisi ya Mfuko wa Maendeleo ya Jamii Tanzania (TASAF) na RFB mifumo ya kuchakata data muhimu haijaunganishwa na mifumo ya uhasibu, hivyo kupelekea kuingiza taarifa kwa mikono na kuongeza hatari ya makosa. aidha, mifumo ya malipo ya TSN,na TPDC haijaunganishwa na mifumo ya uhasibu, hivyo kupelekea kuhamisha taarifa za manunuzi kwa njia ya mikono, hivyo kuweka hatari ya uwezekano wa kutoa taarifa isiyosahihi. Upungufu huu pia uligundulika katika mifumo ya usimamizi, kama vile SPLS ya Wizara ya Ujenzi ambayo haijaunganishwa na mfumo wa TIN wa Mamlaka ya Mapato Tanzania, na hivyo kusababisha makosa katika utoaji wa vibali. Ili kuboresha uwazi, ufanisi, na kupunguza makosa ya kibinadamu, nashauri uunganishwaji wa mifumo katika taasisi za serikali, pamoja na kufanya ukaguzi wa kina wa data kwa taasisi kama OSHA na TMDA. (Rejea Aya ya 7.3)
(ii) Urudufu wa Mifumo unazuia ufanisi wa Serikali mtandaoni
Ukaguzi wangu ulionesha kuwepo kwa uanzishwaji wa miradi ya Teknolojia ya Habari na Mifumo ya TEHAMA rudufu katika taasisi mbalimbali. Mifano ni pamoja na: Bodi ya Michezo ya kubahatisha ambayo inatumia mifumo ya ERMS na Sage Pastel katika kazi za kihasibu; NSSF ambayo imeunda Mfumo wa usimamizi wa mali zake, pamoja na mfumo wa Oracle ERP iliyopo; Shirika la Posta Tanzania linatumia MUSE pamoja na Sage Pastel katika kazi za kihasibu; na Mamlaka ya Bandari Tanzania ina POAS iliyoboreshwa lakini ilianzisha zabuni ya TOS ambazo zote zinafanya kazi moja. Kwa kuongezea ERMS ya Mamlaka ya Serikali Mtandao inabaadhi ya moduli zinazofanya kazi sawa na zile zilizo katika mifumo ya HCMIS na NEST katika maeneo mbalimbali. Kutumia mifumo mingi katika kufanya kazi ya aina moja inatokana na udhibiti mdogo wa uundaji wa mifumo na hupelekea uwezekano wa kukosekana kwa usahihi wa data katika mifumo hiyo. (Rejea Aya ya 7.6)
(g) Ufanisi wa utendajikazi wa Mamlaka ya Serikali mtandao
(i) Ucheleweshaji wa utoaji wa huduma ya barua pepe Serikalini
Maombi ya huduma za barua pepe ya serikali yaliyowasilishwa na taasisi za umma yalicheleweshwa kati ya siku 24 hadi 132, zikizidi muda uliopangwa wa kutoa huduma zinazohusiana na mfumo wa Barua wa Serikali (GMS) ambao ni ndani ya siku 3 za kazi baada ya kupokea maombi kama ilivyoainishwa katika Kipengele na 5.3 cha Mkataba wa Huduma kwa Mteja wa e-GA. Ucheleweshaji katika utoaji huduma unaweza kuharibu sifa ya e-GA kama mtoa huduma anayeaminika na mwenye ufanisi kwa taasisi za umma ambazo zinaweza kuiona Mamlaka hiyo kwa mtazamo hasi. (Rejea Aya ya 8.5)
Pia soma: CAG Kichere: Licha ya kupewa Ruzuku ya Tsh. Bilioni 31.55, ATCL imepata hasara ya Tsh. Bilioni 56.64, ongezeko la 61% kutoka hasara ya Mwaka 2021/22
- Ripoti 21 za CAG zatua Bungeni kwa ajili ya kuanza kujadiliwa
