Hili nalo litapita
Member
- May 6, 2024
- 5
- 1
UTANGULIZI:
Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti wa mifumo ya TEHAMA (General Intergrated Control of IT systems) ni mfumo wa pamoja utakaosimamia na kudhibiti matumizi ya mifumo ya TEHAMA katika taasisi au mashirika ya umma kwenye utendaji wa shughuli zao. Mifumo hii itakayodhibitiwa naweza kuigawanya kulingana na lengo la utumikaji kama vile
Ili kupambana na tatizo hilo hatuna budi kuwa na Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti wa mifumo ya TEHAMA utakaodhibiti mifumo yote ya TEHAMA inayotumika kwenye taasisi, mashirika ya umma. Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA utatakiwa uunganishwe na mifumo yote ya TEHAMA ili kuwezesha kazi yake ya udhibiti ambapo utakuwa unazuia ukiukwaji wa matumzi ya mifumo na kutoa taarifa ya hatua za kuchukuliwa.
Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti wa mifumo ya TEHAMA utakuwa na faida zifuatazo:
1. Kuimarisha usalama wa Mifumo ya TEHAMA:
Usalama wa mifumo ya TEHAMA utaimarika kutokana na kulindwa na Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA kwa kudhibitiwa na kufuatiliwa kuhusiana na matukio ambayo yatahatarisha usalama wa mfumo kama vile mashambulizi ya kimtandao.
2. Kuimarisha Ufanisi na Uwazi:
Mfumo huu utasaidia kuboresha utendaji wa mifumo ya TEHAMA kwa kuhakikisha kuwa rasilimali zinatumika kwa ufanisi na kuzuia mianya inayopelekea ubadhirifu. Vile vile itasaidia kutoa taarifa kwa wakati unaofaa kwa watumiaji na wadau wengine.
3. Kuimarisha na kuhamasisha kufuata Sheria na Kanuni:
Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti utahakikisha kuwa sheria, kanuni na miongozo inazingatiwa ipasavyo ili kuepuka migongano ya kimajukumu.
4. Kuimarisha na kudhibiti Matumizi ya ndani ya Taasisi:
Kwa kuwa mfumo huu wa Pamoja wa Udhibiti utakuwa na uwezo wa kuzuia taarifa za mianya katika matumizi ya mifumo, hivyo matumizi mabaya ya mfumo wa uhasibu wa taasisi husika utaweza kudhibitiwa na kudhibiti matumizi mabaya ya rasimali.
5. Kuimarisha ufuatiliaji wa Mifumo ya TEHAMA:
Mfumo huu wa udhibiti utawezesha ufuatiliaji wa mifumo ya TEHAMA na kusaidia kubaini matatizo mapema yanayoikabili taasisi ili kuchukua hatua za kuboresha. Vile vile tathmini za mara kwa mara zitaweza kufanywa ili kuhakikisha kuwa mifumo inafanya kazi vizuri.
6. Kuimarisha Uwajibikaji:
Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa Udhibiti utaweza kuchochea uwajibikaji kwa wale wanaobainika kufanya makosa katika utendaji kazi, kwani mfumo utaweza kubaini kosa husika limefanywa na mtumiaji fulani wa mfumo.
Kama kawaida, kila chenye faida hakikosi kuwa na changamoto/hasara zake. Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa Udhibiti wa Mifumo ya TEHAMA una hasara zifuatazo:
1. Kuunda Mfumo huu ni Gharama kubwa sana itatumika:
Kuunda mfumo huu wa Pamoja TEHAMA inaweza kuwa ni gharama kubwa sana, pia hata kununua mfumo wa namna hii ambao utakuwa unafanya kazi kubwa ya udhibiti wa mifumo yote ya Taasisi, mashirika ya umma lazima uwe gharama kubwa. Hii ni hasara lakini tukithubutu tutaweza kwa kuwa inahitaji uwezekezaji wa muda mrefu hadi kufanikisha.
2. Udhibiti mkali unaweza kukwamisha Utendaji kazi:
Endapo mfumo huu wa udhibiti ukawepo na udhibiti mkali sana ukawekwa, utaweza kuzuia watumiaji wa mifumo ya TEHAMA kutumia kwa ufanisi na utasababisha usumbufu kwa watumiaji.
3. Utaweza kupunguza ubunifu:
Ubunifu kwa wataalamu na watumiaji wa Mifumo ya TEHAMA utapungua kutokana na udhibiti wa Mfumo wa Pamoja kwani mabadiliko watakayotaka kuyafanya kwenye mfumo wanaoutumia lazima yaidhinishwe na kupewa vibali na mfumo wa Pamoja, hivyo ubunifu kupungua
4. Unaweza kusababisha ukosefu wa ufanisi:
Mfumo wa Pamoja utakapokuwa hauna ufanisi, utaweza kusababisha na mifumo inayoidhibiti kukosa ufanisi.
Kulingana na changamoto za mfumo huu wa Pamoja wa udhibiti zinazoweza kutokea, yafuatayo yanaweza kuzingatiwa wakati wa kuanza kubuni na kuunda huu mfumo:
1. Ifanyike tathmini ya awali kwa kina:
Tathmini ya kina ifanywe ili kubaini maeneo yote yenye changamoto kwa mifumo ya TEHAMA kuhusu udhibiti, hii itawezesha kupata maoni kutoka kwa watumiaji kuhusu matatizo hayo.
2. Sera Madhubuti na Miongozo ziandaliwe:
Sera na Miongozo ziandaliwe kuhusu udhibiti wa mifumo ya TEHAMA utakaofanywa na huu mfumo wa pamoja. Wadau na watumiaji wa mifumo ya TEHAMA washirikishwe ili kubainishiwa namna udhibiti utakavyofanywa kulingana na sera na miongozo ya udhibiti wa Pamoja.
3. Elimu ya Udhibiti wa Pamoja itolewe kwa Watumiaji wa Mifumo ya TEHAMA:
Watumiaji wa mifumo ya TEHAMA waelimishwe kuhusu umuhimu wa udhibiti wa pamoja jinsi utakavyosaidia utendaji kazi wa taasisi kwa ufanisi, ili wawe na uelewe na utayari wa kutoa ushirikiano katika udhibiti wa pamoja.
4. Uimarishwe usalama wa taarifa:
Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA wa Udhibiti uwekewe mfumo wa kutunza taarifa kwa nakala ili kuwezesha kulinda taarifa pale panapotokea upotevu wa taarifa katika mfumo unaodhibitiwa kutokana na shambulio. Hii itaimarisha uhifadhi wa data.
5. Ifanywe tathmini na ufuatiliaji wa Mifumo ya TEHAMA:
Utendaji wa mifumo ya TEHAMA ufuatiliwe mara kwa mara ili kubaini matatizo mapema, hii itasaidia kuimarisha kubuni mfumo wa udhibiti wa pamoja na kuweza kufanya kazi kwa ufanisi na kukidhi mahitaji
6. Yafanywe Majaribio ya kina kabla ya kuanza kuutumia Mfumo wa TEHAMA wa pamoja:
Kabla mfumo haujaanza kutumika, majariobio ya kina yafanywe ili kujua ni kwa kiasi gani unafanya kazi ya udhibiti kulingana na matarajio bila kuathiri ubunifu uliopo kwenye mifumo ya TEHAMA. Hii pia itatoa uwanja wa kubaini ubunifu na kuongezwa kwenye mfumo kulingana na mabadiliko ya Teknolojia.
Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti wa mifumo ya TEHAMA (General Intergrated Control of IT systems) ni mfumo wa pamoja utakaosimamia na kudhibiti matumizi ya mifumo ya TEHAMA katika taasisi au mashirika ya umma kwenye utendaji wa shughuli zao. Mifumo hii itakayodhibitiwa naweza kuigawanya kulingana na lengo la utumikaji kama vile
- Mifumo ya Uhasibu ambayo inatumika kufuatilia pesa zinazoingia au kutoka katika taasisi, pia kutunza kumbukumbu zote zinazohusu masuala ya pesa mfano Serikali inatumia Mfumo wa MUSE katika Ulipaji
- Mifumo ya Mapato ambayo inatumika kukusanya mapato katika taasisi au shirika la umma mfano TAUSI unaotumiwa na Halmashauri, Mfumo wa Ukusanyaji Mapato ya Uvuvi(FiRCIS), Mfumo wa Ulipaji wa Maji(MAJ IS)
- Mfumo wa Rasilimali watu na Mishahara(HCMIS), huu ni mfumo unaotumika kuingiza, kuhifadhi na kutoa taarifa za kiutumishi na mishaharaha kwa ajili ya maamuzi na uendeshaji wa taasisi au shirika
Ili kupambana na tatizo hilo hatuna budi kuwa na Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti wa mifumo ya TEHAMA utakaodhibiti mifumo yote ya TEHAMA inayotumika kwenye taasisi, mashirika ya umma. Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA utatakiwa uunganishwe na mifumo yote ya TEHAMA ili kuwezesha kazi yake ya udhibiti ambapo utakuwa unazuia ukiukwaji wa matumzi ya mifumo na kutoa taarifa ya hatua za kuchukuliwa.
Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti wa mifumo ya TEHAMA utakuwa na faida zifuatazo:
1. Kuimarisha usalama wa Mifumo ya TEHAMA:
Usalama wa mifumo ya TEHAMA utaimarika kutokana na kulindwa na Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA kwa kudhibitiwa na kufuatiliwa kuhusiana na matukio ambayo yatahatarisha usalama wa mfumo kama vile mashambulizi ya kimtandao.
2. Kuimarisha Ufanisi na Uwazi:
Mfumo huu utasaidia kuboresha utendaji wa mifumo ya TEHAMA kwa kuhakikisha kuwa rasilimali zinatumika kwa ufanisi na kuzuia mianya inayopelekea ubadhirifu. Vile vile itasaidia kutoa taarifa kwa wakati unaofaa kwa watumiaji na wadau wengine.
3. Kuimarisha na kuhamasisha kufuata Sheria na Kanuni:
Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa udhibiti utahakikisha kuwa sheria, kanuni na miongozo inazingatiwa ipasavyo ili kuepuka migongano ya kimajukumu.
4. Kuimarisha na kudhibiti Matumizi ya ndani ya Taasisi:
Kwa kuwa mfumo huu wa Pamoja wa Udhibiti utakuwa na uwezo wa kuzuia taarifa za mianya katika matumizi ya mifumo, hivyo matumizi mabaya ya mfumo wa uhasibu wa taasisi husika utaweza kudhibitiwa na kudhibiti matumizi mabaya ya rasimali.
5. Kuimarisha ufuatiliaji wa Mifumo ya TEHAMA:
Mfumo huu wa udhibiti utawezesha ufuatiliaji wa mifumo ya TEHAMA na kusaidia kubaini matatizo mapema yanayoikabili taasisi ili kuchukua hatua za kuboresha. Vile vile tathmini za mara kwa mara zitaweza kufanywa ili kuhakikisha kuwa mifumo inafanya kazi vizuri.
6. Kuimarisha Uwajibikaji:
Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa Udhibiti utaweza kuchochea uwajibikaji kwa wale wanaobainika kufanya makosa katika utendaji kazi, kwani mfumo utaweza kubaini kosa husika limefanywa na mtumiaji fulani wa mfumo.
Kama kawaida, kila chenye faida hakikosi kuwa na changamoto/hasara zake. Mfumo huu wa Pamoja wa TEHAMA wa Udhibiti wa Mifumo ya TEHAMA una hasara zifuatazo:
1. Kuunda Mfumo huu ni Gharama kubwa sana itatumika:
Kuunda mfumo huu wa Pamoja TEHAMA inaweza kuwa ni gharama kubwa sana, pia hata kununua mfumo wa namna hii ambao utakuwa unafanya kazi kubwa ya udhibiti wa mifumo yote ya Taasisi, mashirika ya umma lazima uwe gharama kubwa. Hii ni hasara lakini tukithubutu tutaweza kwa kuwa inahitaji uwezekezaji wa muda mrefu hadi kufanikisha.
2. Udhibiti mkali unaweza kukwamisha Utendaji kazi:
Endapo mfumo huu wa udhibiti ukawepo na udhibiti mkali sana ukawekwa, utaweza kuzuia watumiaji wa mifumo ya TEHAMA kutumia kwa ufanisi na utasababisha usumbufu kwa watumiaji.
3. Utaweza kupunguza ubunifu:
Ubunifu kwa wataalamu na watumiaji wa Mifumo ya TEHAMA utapungua kutokana na udhibiti wa Mfumo wa Pamoja kwani mabadiliko watakayotaka kuyafanya kwenye mfumo wanaoutumia lazima yaidhinishwe na kupewa vibali na mfumo wa Pamoja, hivyo ubunifu kupungua
4. Unaweza kusababisha ukosefu wa ufanisi:
Mfumo wa Pamoja utakapokuwa hauna ufanisi, utaweza kusababisha na mifumo inayoidhibiti kukosa ufanisi.
Kulingana na changamoto za mfumo huu wa Pamoja wa udhibiti zinazoweza kutokea, yafuatayo yanaweza kuzingatiwa wakati wa kuanza kubuni na kuunda huu mfumo:
1. Ifanyike tathmini ya awali kwa kina:
Tathmini ya kina ifanywe ili kubaini maeneo yote yenye changamoto kwa mifumo ya TEHAMA kuhusu udhibiti, hii itawezesha kupata maoni kutoka kwa watumiaji kuhusu matatizo hayo.
2. Sera Madhubuti na Miongozo ziandaliwe:
Sera na Miongozo ziandaliwe kuhusu udhibiti wa mifumo ya TEHAMA utakaofanywa na huu mfumo wa pamoja. Wadau na watumiaji wa mifumo ya TEHAMA washirikishwe ili kubainishiwa namna udhibiti utakavyofanywa kulingana na sera na miongozo ya udhibiti wa Pamoja.
3. Elimu ya Udhibiti wa Pamoja itolewe kwa Watumiaji wa Mifumo ya TEHAMA:
Watumiaji wa mifumo ya TEHAMA waelimishwe kuhusu umuhimu wa udhibiti wa pamoja jinsi utakavyosaidia utendaji kazi wa taasisi kwa ufanisi, ili wawe na uelewe na utayari wa kutoa ushirikiano katika udhibiti wa pamoja.
4. Uimarishwe usalama wa taarifa:
Mfumo wa Pamoja wa TEHAMA wa Udhibiti uwekewe mfumo wa kutunza taarifa kwa nakala ili kuwezesha kulinda taarifa pale panapotokea upotevu wa taarifa katika mfumo unaodhibitiwa kutokana na shambulio. Hii itaimarisha uhifadhi wa data.
5. Ifanywe tathmini na ufuatiliaji wa Mifumo ya TEHAMA:
Utendaji wa mifumo ya TEHAMA ufuatiliwe mara kwa mara ili kubaini matatizo mapema, hii itasaidia kuimarisha kubuni mfumo wa udhibiti wa pamoja na kuweza kufanya kazi kwa ufanisi na kukidhi mahitaji
6. Yafanywe Majaribio ya kina kabla ya kuanza kuutumia Mfumo wa TEHAMA wa pamoja:
Kabla mfumo haujaanza kutumika, majariobio ya kina yafanywe ili kujua ni kwa kiasi gani unafanya kazi ya udhibiti kulingana na matarajio bila kuathiri ubunifu uliopo kwenye mifumo ya TEHAMA. Hii pia itatoa uwanja wa kubaini ubunifu na kuongezwa kwenye mfumo kulingana na mabadiliko ya Teknolojia.