Utunzaji wa kumbukumbu ni msingi mkuu wa taasisi yoyote duniani bila ya kumbukumbu taasisi haiwezi kufanya kazi zake kwa ufasaha na inaweza kupelekea kuvuja kwa taarifa za siri za taasisi, kupoteza nyaraka muhimu za taasisi ambazo zinakuwa zimebeba taswira ya taasisi.
Utunzaji mzuri wa kumbukumbu unasaidia upatikanaji wa haki kwa raia wake hasa kwenye maswala ya migogoro kama ya ardhi , watumishi kulipwa stahiki zao hasa kwa wale wastaafu ili upewe hazi zako lazima kumbukumbu zako ziwe zimetunza vizuri, utunzaji mzuri wa kumbukumbu unasaidia kwenye kubeba taswira ya taasisi kuanzia ilipotoka, ilipo na inapoelekea, inasadia kuweka mahusiano mazuri ya kidiplomasia na mikataba ya kimataifa kwa utunzaji mzuri wa mikataba, uhifadhi mzuri wa barua za kimataifa, lakini pia uhifadhi wa mikopo.
Pamoja na faida zote za utunzaji wa kumbukumbu lakini kumekua na changamoto kubwa ya utunzaji wa kumbukumbu kwa taifa letu la Tanzania na tatizo hili linachagiwa na sababu mbalimbali
Sheria za utunzaji wa kumbukumbu, kumekua na changamoto katika sheria zinazotumika katika utunzanji wa kumbukumbu sheria yake imepitwa na wakati ambayo ni sheria no.3 ya mwaka 2002, sera ya utunzaji wa kumbukumbu ya mwaka 2011 pamoja na muongozo wa utunzaji wa kumbukumbu wa mwaka 2007 vingi vinavyoelezewa kwenye sheria hizi kwa sasa vimepitwa na wakati zinapaswa kuangaliwa upya ili kuboresha utunzaji wa kumbukumbu
Kudharauliwa kwa taaluma ya utunzaji wa kumbukumbu, ofisi nyingi za serikali hata binafsi wanaona utunzaji wa kumbukumbu kama sio taaluma ambayo inahitaji kuheshimiwa na wataalamu wake kushirikishwa kwenye kufanya maboresho ya kitengo, wengine hufanya ofisi ya utunzaji wa kumbukumbu kama shemeu ya kufanyia umbea na kunywea chai wakati mwingine wakisahau nyaraka zinazohifadhiwa mule zina thamani kiasi gani kwa taasisi lakini pia hata vifaa vinavyotumika kuhifadhia nyaraka vingi unakuta ni vya zamani sana na taasisi inasema haina bajeti kwa marekebisho bila hata kuzingatia ukubwa wa kazi zinazofanyika.
Mabadiliko ya muundo wa elimu kwa taaluma ya utunzaji wa kumbuku, kama itakumbukwa ugavi kabla ya kubadilishwa muundo wake wa kitaaluma ilijulikana kama sehemu ya kuhifadhia vifaa na wagavi kama wamisamizi wa maghala ya vifaa lakini badala ya mabadiliko makubwa ya kimuundo na kitaaluma sa hizi imepiga hatua kubwa sana na ni taaluma inyoheshimika, kwenye utunzaji wa kumbukumbu hapo mwanzo elimu yake ilikua ni cheti na diploma na hata ngazi ya mshahara wa serikali inaishia hapo kwenye elimu ya diploma lakini kuna mabadiliko makubwa sana yamefanyika kwa sasa kuna watu waliomaliza shahada ya utunzaji wa kumbukumbu ni wengi mtaani wamekosa ajira kwa sababu hakuna muundo unowaruhusu wao kuajiriwa na hakuna sehemu ambapo tayari majukumu yao kama maafisa kumbukumbu yameelezewa hii inapelekea wengi kukimbia fani hii wakiamini haina ajira kwa watu wa shahada lakini pia sasa kuna shahada ya uzamivu inyotolewa na chuo kikuu cha Dar es salaam je, watu wanaosoma taaluma hii wanaajiriwa kwa muundo upi? Kuna baadhi ya taasisi kama mfuko wa taifa wa bima ya afya(NHIF) na mamlaka ya dawa na vifaa tiba (TMDA) taasisi hizi zina ARCHIVE lakini watu wanaotunza zile nyaraka sio wataalamu wa kumbukumbu ikiwa wasomi na wataalamu wapo mtaani Hii inazidi kuikandamiza na kusababisha baadhi ya watumishi waliojiriwa kwa diploma wanapoenda kusoma na kubadilisha taaluma wengi hukimbilia rasilimali watu hii inadumaza taaluma hii kama sio kuiua kabisa taaluma.
Mabadiliko ya teknolojia, dunia imekua na mabadiliko ya mara kwa mara ya teknolojia hasa kwa zama hizi za taarifa ama upashanji wa habari huwezi kutenganisha na utunzaji wa kumbukumbu baadhi ya taasisi za serikali zimekua zikitumia mfumo wa utunzaji wa kumbukumbu ki eletroniki ambao unaitwa E-Governance ambao unasimamiwa na EGA (electronic Government Authority) lakini mfumo huu unfanya kazi pasipokua na sheria na miongozo inyoongoza utunzaji wa kumbukumbu ki elektroniki lakini pia kwa serikali za mitaa kwa maana ya halmashuri zote hazitumii mfumo wa kuhifadhi nyaraka ki elekroniki ukizingatia halmashauri zina vitengo vingi vya kuhifadhia nyaraka kwa maana ya za watumishi lakini wana nyaraka za ardhi za wananchi zote zinahifadhiwa lakini hazijawahi kufikiriwa kwenye mpango wa kuhifadhi nyaraka ki elektroniki na hii ndio sehemu inyoongoza kwa rushwa pale wateja wanapokuja kuomba kutafutiwa nyaraka zao kwa kisingizo cha hela ya maziwa vumbi ni jingi lakini yatakopafanyika maboresho kwenye taaluma naamini mambo yatakua sawa.
HITIMISHO
Kama serikali inadhamira ya kweli na uhifadhi mzuri wa nyaraka za taifa hili kwa manufaa ya sasa na vizazi vijavyo tunapaswa kufanya maboresho makubwa kwenye hii taaaluma kwa maana ndiyo muhimili wa taasisi kwa kufanya maboresho ya sheria na sera za utunzaji wa kumbukumbu, wizara ya utumishi wa umma ifanye mabadiliko ya kimuundo kwa kada ya utunzaji wa kumbukumbu kuruhusu ajira kwa shahada ya utunzaji wa kumbukumbu kwa maana ya afisa kumbukumbu II lakini pia taasisi zote za serikali zihamishiwe kwenye mfumo wa utunzaji wa kumbukumbu kielektroniki na kuwe na miongozo na sheria za kuhifadhi kumbukumbu kieletroniki hii itapelekea taaluma ya utunzaji wa kumbukumbu kuheshimiwa lakini pia watunza kumbukumbu kudhaminiwa kushirikishwa kwenye vikao vya kutoa maamuzi kwakuelezea kitengo chao changamoto zao na maboresho wanayohitaji ili kuhifadhi nyaraka kwa usahihi.
Utunzaji mzuri wa kumbukumbu unasaidia upatikanaji wa haki kwa raia wake hasa kwenye maswala ya migogoro kama ya ardhi , watumishi kulipwa stahiki zao hasa kwa wale wastaafu ili upewe hazi zako lazima kumbukumbu zako ziwe zimetunza vizuri, utunzaji mzuri wa kumbukumbu unasaidia kwenye kubeba taswira ya taasisi kuanzia ilipotoka, ilipo na inapoelekea, inasadia kuweka mahusiano mazuri ya kidiplomasia na mikataba ya kimataifa kwa utunzaji mzuri wa mikataba, uhifadhi mzuri wa barua za kimataifa, lakini pia uhifadhi wa mikopo.
Pamoja na faida zote za utunzaji wa kumbukumbu lakini kumekua na changamoto kubwa ya utunzaji wa kumbukumbu kwa taifa letu la Tanzania na tatizo hili linachagiwa na sababu mbalimbali
Sheria za utunzaji wa kumbukumbu, kumekua na changamoto katika sheria zinazotumika katika utunzanji wa kumbukumbu sheria yake imepitwa na wakati ambayo ni sheria no.3 ya mwaka 2002, sera ya utunzaji wa kumbukumbu ya mwaka 2011 pamoja na muongozo wa utunzaji wa kumbukumbu wa mwaka 2007 vingi vinavyoelezewa kwenye sheria hizi kwa sasa vimepitwa na wakati zinapaswa kuangaliwa upya ili kuboresha utunzaji wa kumbukumbu
Kudharauliwa kwa taaluma ya utunzaji wa kumbukumbu, ofisi nyingi za serikali hata binafsi wanaona utunzaji wa kumbukumbu kama sio taaluma ambayo inahitaji kuheshimiwa na wataalamu wake kushirikishwa kwenye kufanya maboresho ya kitengo, wengine hufanya ofisi ya utunzaji wa kumbukumbu kama shemeu ya kufanyia umbea na kunywea chai wakati mwingine wakisahau nyaraka zinazohifadhiwa mule zina thamani kiasi gani kwa taasisi lakini pia hata vifaa vinavyotumika kuhifadhia nyaraka vingi unakuta ni vya zamani sana na taasisi inasema haina bajeti kwa marekebisho bila hata kuzingatia ukubwa wa kazi zinazofanyika.
Mabadiliko ya muundo wa elimu kwa taaluma ya utunzaji wa kumbuku, kama itakumbukwa ugavi kabla ya kubadilishwa muundo wake wa kitaaluma ilijulikana kama sehemu ya kuhifadhia vifaa na wagavi kama wamisamizi wa maghala ya vifaa lakini badala ya mabadiliko makubwa ya kimuundo na kitaaluma sa hizi imepiga hatua kubwa sana na ni taaluma inyoheshimika, kwenye utunzaji wa kumbukumbu hapo mwanzo elimu yake ilikua ni cheti na diploma na hata ngazi ya mshahara wa serikali inaishia hapo kwenye elimu ya diploma lakini kuna mabadiliko makubwa sana yamefanyika kwa sasa kuna watu waliomaliza shahada ya utunzaji wa kumbukumbu ni wengi mtaani wamekosa ajira kwa sababu hakuna muundo unowaruhusu wao kuajiriwa na hakuna sehemu ambapo tayari majukumu yao kama maafisa kumbukumbu yameelezewa hii inapelekea wengi kukimbia fani hii wakiamini haina ajira kwa watu wa shahada lakini pia sasa kuna shahada ya uzamivu inyotolewa na chuo kikuu cha Dar es salaam je, watu wanaosoma taaluma hii wanaajiriwa kwa muundo upi? Kuna baadhi ya taasisi kama mfuko wa taifa wa bima ya afya(NHIF) na mamlaka ya dawa na vifaa tiba (TMDA) taasisi hizi zina ARCHIVE lakini watu wanaotunza zile nyaraka sio wataalamu wa kumbukumbu ikiwa wasomi na wataalamu wapo mtaani Hii inazidi kuikandamiza na kusababisha baadhi ya watumishi waliojiriwa kwa diploma wanapoenda kusoma na kubadilisha taaluma wengi hukimbilia rasilimali watu hii inadumaza taaluma hii kama sio kuiua kabisa taaluma.
Mabadiliko ya teknolojia, dunia imekua na mabadiliko ya mara kwa mara ya teknolojia hasa kwa zama hizi za taarifa ama upashanji wa habari huwezi kutenganisha na utunzaji wa kumbukumbu baadhi ya taasisi za serikali zimekua zikitumia mfumo wa utunzaji wa kumbukumbu ki eletroniki ambao unaitwa E-Governance ambao unasimamiwa na EGA (electronic Government Authority) lakini mfumo huu unfanya kazi pasipokua na sheria na miongozo inyoongoza utunzaji wa kumbukumbu ki elektroniki lakini pia kwa serikali za mitaa kwa maana ya halmashuri zote hazitumii mfumo wa kuhifadhi nyaraka ki elekroniki ukizingatia halmashauri zina vitengo vingi vya kuhifadhia nyaraka kwa maana ya za watumishi lakini wana nyaraka za ardhi za wananchi zote zinahifadhiwa lakini hazijawahi kufikiriwa kwenye mpango wa kuhifadhi nyaraka ki elektroniki na hii ndio sehemu inyoongoza kwa rushwa pale wateja wanapokuja kuomba kutafutiwa nyaraka zao kwa kisingizo cha hela ya maziwa vumbi ni jingi lakini yatakopafanyika maboresho kwenye taaluma naamini mambo yatakua sawa.
HITIMISHO
Kama serikali inadhamira ya kweli na uhifadhi mzuri wa nyaraka za taifa hili kwa manufaa ya sasa na vizazi vijavyo tunapaswa kufanya maboresho makubwa kwenye hii taaaluma kwa maana ndiyo muhimili wa taasisi kwa kufanya maboresho ya sheria na sera za utunzaji wa kumbukumbu, wizara ya utumishi wa umma ifanye mabadiliko ya kimuundo kwa kada ya utunzaji wa kumbukumbu kuruhusu ajira kwa shahada ya utunzaji wa kumbukumbu kwa maana ya afisa kumbukumbu II lakini pia taasisi zote za serikali zihamishiwe kwenye mfumo wa utunzaji wa kumbukumbu kielektroniki na kuwe na miongozo na sheria za kuhifadhi kumbukumbu kieletroniki hii itapelekea taaluma ya utunzaji wa kumbukumbu kuheshimiwa lakini pia watunza kumbukumbu kudhaminiwa kushirikishwa kwenye vikao vya kutoa maamuzi kwakuelezea kitengo chao changamoto zao na maboresho wanayohitaji ili kuhifadhi nyaraka kwa usahihi.
